Oświadczenie o wykorzystywaniu danych klienta wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji obsługi

OŚWIADCZENIE O WYKORZYSTYWANIU DANYCH KLIENTA WYŁĄCZNIE W ZAKRESIE NIEZBĘDNYM DO REALIZACJI OBSŁUGI

1. Cel oświadczenia

Kronovilla przetwarza dane klientów wyłącznie w zakresie potrzebnym do przyjęcia i wykonania zamówienia, organizacji płatności i dostawy, obsługi zwrotu lub reklamacji, udzielenia odpowiedzi na pytanie klienta, zapewnienia podstawowego działania i bezpieczeństwa sklepu oraz wykonania obowiązków związanych z prawidłowym rozliczeniem transakcji.

Dane przekazane przy zakupie lub w kontakcie z obsługą nie są wykorzystywane do celów niezwiązanych z konkretną obsługą sklepu i zamówienia. Kronovilla stosuje zasadę minimalizacji danych: zakres informacji powinien odpowiadać rzeczywistemu celowi, dla którego są one potrzebne.

2. Dane potrzebne do realizacji zamówienia

W związku z zakupem mogą być przetwarzane wyłącznie informacje konieczne do wykonania transakcji, w szczególności:

- imię i nazwisko;

- adres e-mail;

- numer telefonu, jeżeli jest potrzebny do kontaktu lub dostawy;

- adres dostawy i, jeżeli jest wymagany, adres rozliczeniowy;

- numer zamówienia;

- informacje o zamówionych produktach, liczbie sztuk, wartości zamówienia i koszcie dostawy;

- status płatności i podstawowe dane transakcyjne potrzebne do potwierdzenia rozliczenia;

- numer przesyłki, status doręczenia oraz informacje konieczne do rozwiązania problemu transportowego;

- treść korespondencji dotyczącej zamówienia, zwrotu, reklamacji lub pytania klienta;

- ograniczone dane techniczne niezbędne do działania strony, sesji, koszyka, procesu checkout i ochrony sklepu przed nadużyciami.

Sklep nie wymaga pełnych danych instrumentu płatniczego do zwykłej obsługi zamówienia. Dane przekazywane bez potrzeby i niezwiązane ze sprawą nie powinny być przesyłane do obsługi klienta.

3. Sposób wykorzystania danych

Dane identyfikacyjne i kontaktowe są używane do przypisania zamówienia do właściwej osoby, przekazania potwierdzeń, organizacji dostawy oraz kontaktu, jeżeli jest to konieczne do prawidłowej realizacji zakupu.

Dane dotyczące produktów i wartości zamówienia są wykorzystywane do przygotowania przesyłki, rozliczenia płatności, ustalenia należnego kosztu dostawy, obsługi ewentualnego anulowania, zwrotu lub reklamacji oraz ustalenia kwoty refundacji.

Dane logistyczne służą wyłącznie do zorganizowania doręczenia, śledzenia przesyłki, wyjaśnienia opóźnienia, uszkodzenia, zagubienia albo błędnego doręczenia.

Treść korespondencji jest wykorzystywana do rozpoznania konkretnej sprawy klienta i udzielenia odpowiedzi. Nie należy przesyłać w wiadomościach informacji, które nie są potrzebne do rozwiązania sprawy.

4. Brak wykorzystania danych poza obsługą sklepu

Kronovilla nie wykorzystuje danych klienta do tworzenia profili niezwiązanych z realizacją zamówienia, nie sprzedaje danych osobowych i nie przekazuje ich osobom trzecim w celu prowadzenia przez te podmioty własnych działań niezwiązanych z obsługą transakcji.

Dane nie są wykorzystywane do celów, które wykraczają poza obsługę zakupu, kontakt z klientem, bezpieczeństwo sklepu, realizację praw konsumenta oraz obowiązki, których sklep nie może pominąć.

Jeżeli określona czynność wymaga osobnej zgody użytkownika, jej wykonanie nie jest uznawane za część zwykłego procesu realizacji zamówienia i nie może być domyślnie narzucone klientowi.

5. Dane przekazywane podmiotom obsługującym zamówienie

Sklep działa z wykorzystaniem infrastruktury Shopify. W zakresie niezbędnym do prawidłowego działania sklepu i procesu zakupowego dane mogą być przetwarzane technicznie w ramach tej infrastruktury.

Dane potrzebne do dostawy mogą zostać przekazane przewoźnikowi realizującemu konkretną przesyłkę. Kronovilla korzysta z USPS, DHL Express, UPS lub FedEx. Przekazywany zakres ogranicza się do informacji koniecznych do prawidłowego zaadresowania, doręczenia, śledzenia i obsługi problemów związanych z transportem.

Dane związane z płatnością są przetwarzane tylko w zakresie potrzebnym do potwierdzenia transakcji i ewentualnego zwrotu środków. Kronovilla nie przekazuje usługodawcom danych wykraczających poza zakres wymagany do wykonania ich konkretnego zadania.

Każdy podmiot działający jako odrębny administrator odpowiada za własne operacje przetwarzania. Kronovilla pozostaje odpowiedzialna za legalność i bezpieczeństwo przekazania danych w zakresie pozostającym pod jej kontrolą.

6. Dane wykorzystywane przy dostawie mebli

Ze względu na charakter sprzedaży mebli dane dostawy mogą być potrzebne do obsługi przesyłek większych, cięższych lub składających się z kilku paczek. Numer telefonu lub adres e-mail może zostać wykorzystany przez przewoźnika wyłącznie w celu organizacji doręczenia, przekazania informacji o przesyłce albo rozwiązania problemu z dostawą.

Standardowy czas przygotowania zamówienia do wysyłki wynosi 1–3 dni robocze, a przewidywany czas doręczenia 5–9 dni roboczych. Dane logistyczne są używane przez okres potrzebny do zakończenia dostawy oraz ewentualnego wyjaśnienia problemu dotyczącego tej przesyłki.

Dla zamówień o wartości co najmniej 399,99 zł standardowy koszt dostawy wynosi 0 zł. Dla zamówień poniżej 399,99 zł koszt standardowej dostawy wynosi 29,99 zł. Ceny produktów zawierają należne podatki, a poza wskazanym kosztem dostawy nie są doliczane dodatkowe obowiązkowe opłaty związane z realizacją zamówienia.

7. Dane związane ze zwrotem, reklamacją i refundacją

Jeżeli klient zgłasza zwrot, uszkodzenie, brak części, błędną przesyłkę lub inną niezgodność, dane zawarte w zgłoszeniu są wykorzystywane wyłącznie do identyfikacji zamówienia, oceny problemu, organizacji transportu zwrotnego lub wymiany oraz rozliczenia należnych środków.

Kronovilla zapewnia 30 dni na zwrot bez podania przyczyny, z zachowaniem praw konsumenta przysługujących w pierwszych 14 dniach od otrzymania zamówienia.

Jeżeli do oceny uszkodzenia klient przesyła zdjęcia, są one wykorzystywane do rozpatrzenia konkretnego zgłoszenia i nie powinny obejmować informacji niezwiązanych z produktem lub przesyłką.

Jeżeli powstaje obowiązek refundacji i nie zachodzi dopuszczalna podstawa czasowego wstrzymania zwrotu, środki są zwracane w ciągu 3–7 dni roboczych.

8. Okres przechowywania

Dane aktywnie wykorzystywane do realizacji zamówienia są przechowywane co najmniej do zakończenia dostawy oraz rozliczenia ewentualnego zwrotu, reklamacji lub refundacji.

Po zakończeniu bieżącej obsługi dane nie są dalej używane do nowych, niezwiązanych celów. Mogą jednak pozostawać przechowywane w ograniczonym zakresie, jeżeli jest to konieczne do dokumentowania sprzedaży, rozliczeń, ochrony przed konkretnymi roszczeniami albo wykonania obowiązku, którego sklep nie może zgodnie z prawem pominąć.

Dokumentacja sprzedażowa i rozliczeniowa może być przechowywana przez okres właściwy dla obowiązków ewidencyjnych, co do zasady przez 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności właściwego zobowiązania. Po ustaniu celu dane są usuwane albo anonimizowane, chyba że dalsze przechowywanie jest nadal wymagane w ograniczonym zakresie.

9. Dane techniczne i bezpieczeństwo

Podstawowe dane techniczne, takie jak adres IP, identyfikator sesji, informacje o przeglądarce i urządzeniu oraz dzienniki techniczne, mogą być przetwarzane w zakresie potrzebnym do utrzymania sesji, obsługi koszyka, realizacji zamówienia, diagnozowania błędów i ochrony sklepu przed nadużyciami.

Dostęp do danych jest ograniczany do osób i usługodawców, którzy potrzebują go do wykonania określonego zadania. Stosowane są środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru danych, w tym kontrola dostępu i zabezpieczenie transmisji.

Żaden system internetowy nie może zostać opisany jako całkowicie wolny od ryzyka. Kronovilla odpowiada jednak za stosowanie odpowiednich zabezpieczeń w zakresie pozostającym pod kontrolą sklepu.

10. Prawa klienta

Klient może zwrócić się o dostęp do swoich danych, ich sprostowanie, usunięcie lub ograniczenie przetwarzania, a gdy spełnione są odpowiednie warunki — również o przeniesienie danych. W zakresie, w którym określone przetwarzanie opiera się na zgodzie, zgoda może zostać wycofana.

Żądanie usunięcia danych nie zawsze może zostać wykonane natychmiast, jeżeli określona informacja musi pozostać zachowana w celu prawidłowego rozliczenia transakcji, wykonania obowiązku prawnego albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczenia. W takiej sytuacji dalsze użycie danych jest ograniczone do niezbędnego celu.

Wnioski dotyczące danych można przesłać na adres instantassist@kronovilla.com. Odpowiedź jest udzielana bez zbędnej zwłoki, co do zasady nie później niż w ciągu jednego miesiąca. Jeżeli sprawa jest szczególnie złożona lub liczba żądań jest duża, termin może zostać przedłużony maksymalnie o dwa kolejne miesiące, przy czym informacja o przedłużeniu i jego przyczynie jest przekazywana w ciągu pierwszego miesiąca.

Klient może również złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Polsce.

11. Kontakt

E-mail: instantassist@kronovilla.com

Telefon: +81 709 389 14 34

Adres korespondencyjny: 2-19-3 Wakamatsu-Higashi, Okazaki, prefektura Aichi 444-0822, Japonia

Godziny obsługi klienta:

poniedziałek–piątek, 8:00–16:00

W weekendy oraz w polskie dni ustawowo wolne od pracy obsługa klienta jest nieczynna.