Polityka prywatności

POLITYKA PRYWATNOŚCI

1. Administrator danych i zakres polityki

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem ze sklepu internetowego jest Kronovilla. Dane są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi zamówień na meble, realizacji dostawy, obsługi zwrotów i reklamacji, udzielania odpowiedzi na zapytania klientów oraz zapewnienia podstawowego działania i bezpieczeństwa sklepu.

Kronovilla stosuje zasadę minimalizacji danych: nie żąda danych, które nie są potrzebne do konkretnego celu, i nie wykorzystuje danych zebranych w jednym celu do niezgodnego z nim celu bez odpowiedniej podstawy.

2. Kategorie przetwarzanych danych

W zależności od sposobu korzystania ze sklepu mogą być przetwarzane:

- dane identyfikacyjne i kontaktowe, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz adres dostawy i adres rozliczeniowy, jeżeli jest wymagany do zamówienia;

- dane dotyczące zamówienia, w szczególności zamówione produkty, liczba sztuk, wartość zamówienia, koszty dostawy, status realizacji, zwrotu lub reklamacji;

- dane transakcyjne niezbędne do potwierdzenia płatności i zwrotu środków, takie jak kwota, metoda i status transakcji; sklep nie potrzebuje pełnych danych instrumentu płatniczego do zwykłej obsługi zamówienia;

- dane logistyczne, takie jak adres doręczenia, dane kontaktowe niezbędne przewoźnikowi, numer przesyłki i status doręczenia;

- treść korespondencji z obsługą klienta oraz informacje przekazane dobrowolnie w związku z konkretnym pytaniem, zamówieniem, zwrotem lub reklamacją;

- podstawowe dane techniczne niezbędne do działania i bezpieczeństwa strony, w szczególności adres IP, dane o przeglądarce i urządzeniu, identyfikatory sesji, dzienniki techniczne oraz informacje wymagane do utrzymania koszyka, realizacji zamówienia i ochrony strony przed nadużyciami.

Sklep nie wymaga podawania szczególnych kategorii danych osobowych. Prosimy nie przekazywać takich informacji w korespondencji, jeżeli nie jest to konieczne do rozwiązania konkretnej sprawy.

3. Cele i podstawy przetwarzania

Dane związane z zamówieniem są przetwarzane w celu przyjęcia i wykonania zamówienia, potwierdzenia transakcji, organizacji dostawy, obsługi zwrotu, refundacji lub reklamacji. Podstawą jest konieczność wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie klienta przed jej zawarciem.

Dane wymagane do dokumentowania sprzedaży, rozliczeń i innych obowiązków ewidencyjnych są przetwarzane w zakresie koniecznym do wykonania obowiązków prawnych administratora.

Dane zawarte w zapytaniach są wykorzystywane do udzielenia odpowiedzi i prowadzenia sprawy klienta. Jeżeli zapytanie dotyczy zamówienia, podstawą jest wykonanie umowy; w pozostałym zakresie podstawą może być uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bieżącej obsługi korespondencji i możliwości wykazania sposobu załatwienia sprawy.

Dane techniczne są przetwarzane w celu utrzymania sesji, zapewnienia działania koszyka i procesu zamówienia, diagnozowania błędów oraz ochrony sklepu i użytkowników przed nadużyciami. Podstawą jest uzasadniony interes administratora związany z bezpiecznym i prawidłowym funkcjonowaniem serwisu.

Zgoda jest wykorzystywana tylko tam, gdzie jest rzeczywiście wymagana, w szczególności w odniesieniu do nieniezbędnych plików cookie lub podobnych technologii. Jej wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

4. Okres przechowywania danych

Dane potrzebne do bieżącej realizacji zamówienia i dostawy są aktywnie wykorzystywane do zakończenia dostawy oraz rozliczenia ewentualnego zwrotu lub reklamacji. Dane stanowiące dokumentację sprzedażową lub podatkową są następnie przechowywane przez okres wymagany dla takiej dokumentacji, co do zasady przez 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności właściwego zobowiązania, a dłużej wyłącznie wtedy, gdy obowiązek przechowywania został zgodnie z prawem przedłużony.

Dane logistyczne są przechowywane do zakończenia doręczenia oraz powiązanej sprawy zwrotowej lub reklamacyjnej. Jeżeli stanowią część dokumentacji zamówienia, podlegają okresowi właściwemu dla tej dokumentacji.

Korespondencja niezwiązana z zamówieniem jest przechowywana do zakończenia sprawy, a następnie usuwana, gdy nie jest już potrzebna do udokumentowania odpowiedzi lub ochrony przed konkretnym roszczeniem. Korespondencja związana z zamówieniem może być przechowywana razem z dokumentacją tego zamówienia.

Identyfikatory sesyjne i niezbędne pliki cookie są przechowywane przez okres wymagany do działania danej funkcji lub do czasu ich usunięcia zgodnie z ustawieniami przeglądarki. Dzienniki bezpieczeństwa przechowuje się tylko przez okres potrzebny do wykrywania i wyjaśniania incydentów; dane dotyczące konkretnego incydentu mogą być zachowane do zakończenia jego obsługi i niezbędnego udokumentowania.

Po upływie właściwego okresu dane są usuwane albo anonimizowane, chyba że dalsze przechowywanie jest konieczne do wykonania obowiązku prawnego lub ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.

5. Odbiorcy danych i podział odpowiedzialności

Sklep działa na platformie Shopify. W zakresie infrastruktury sklepu Shopify może przetwarzać dane w imieniu Kronovilla w celu technicznego świadczenia usług. Jeżeli w określonym zakresie Shopify samodzielnie ustala cele i sposoby przetwarzania, odpowiada za ten zakres jako odrębny administrator.

Dane niezbędne do doręczenia mogą być przekazywane przewoźnikom USPS, DHL Express, UPS lub FedEx. Przekazywany jest wyłącznie zakres potrzebny do realizacji przesyłki, jej śledzenia i obsługi problemów transportowych. Przewoźnik odpowiada za własne operacje przetwarzania prowadzone jako odrębny administrator, natomiast Kronovilla odpowiada za legalność i bezpieczeństwo przekazania danych w zakresie pozostającym pod jej kontrolą.

Dostawcy działający na polecenie Kronovilla mogą przetwarzać dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania powierzonych czynności oraz zgodnie z odpowiednimi obowiązkami poufności i bezpieczeństwa. Dane nie są udostępniane osobom trzecim do celów niezwiązanych z obsługą sklepu, zamówień, dostaw, zapytań, bezpieczeństwa lub obowiązków prawnych.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Ze względu na lokalizację administratora oraz infrastrukturę dostawców obsługujących sklep i transport, dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Takie przekazanie odbywa się wyłącznie wtedy, gdy istnieje ważna podstawa umożliwiająca transfer oraz odpowiedni poziom ochrony.

Jeżeli państwo lub określony odbiorca jest objęty uznanym mechanizmem zapewniającym odpowiedni poziom ochrony, transfer może opierać się na tym mechanizmie. W pozostałych przypadkach stosowane są właściwe zabezpieczenia, takie jak standardowe klauzule ochrony danych oraz, gdy jest to potrzebne, dodatkowe środki techniczne lub organizacyjne. Zakres przekazywanych danych jest ograniczany do minimum potrzebnego do danej czynności.

7. Pliki cookie i technologie techniczne

Sklep wykorzystuje niezbędne pliki cookie i podobne mechanizmy potrzebne do działania sesji, koszyka, procesu składania zamówienia, bezpieczeństwa oraz zapamiętania ustawień wymaganych do prawidłowego funkcjonowania strony. Takie technologie nie wymagają zgody, jeżeli są ściśle niezbędne do usługi żądanej przez użytkownika.

Nieniezbędne pliki cookie lub technologie analityczne i pomiarowe nie są uruchamiane bez uprzedniej zgody użytkownika. Użytkownik może odmówić ich zastosowania lub później wycofać zgodę bez utraty dostępu do podstawowych funkcji sklepu. Ustawieniami można zarządzać za pomocą dostępnego mechanizmu wyboru plików cookie oraz ustawień przeglądarki. Zablokowanie plików niezbędnych może spowodować, że koszyk, sesja lub proces zamówienia nie będą działały prawidłowo.

8. Prawa użytkownika

Osoba, której dane dotyczą, może żądać dostępu do swoich danych, otrzymania ich kopii, sprostowania nieprawidłowych danych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania oraz — gdy spełnione są warunki — przeniesienia danych. Może również wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie oraz w dowolnym momencie wycofać zgodę w zakresie, w którym przetwarzanie opiera się na zgodzie.

Nie każde żądanie usunięcia może zostać wykonane natychmiast, jeżeli określone dane muszą pozostać przechowywane w celu wykonania obowiązku prawnego albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. W takim przypadku dane pozostają wykorzystywane wyłącznie w niezbędnym zakresie.

Wniosek można przesłać na adres instantassist@kronovilla.com. Kronovilla może poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości, ale nie będzie żądać danych wykraczających poza zakres potrzebny do tej weryfikacji. Odpowiedź jest udzielana bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu jednego miesiąca. Jeżeli sprawa jest szczególnie złożona lub liczba żądań jest duża, termin może zostać przedłużony o maksymalnie dwa kolejne miesiące; informacja o przedłużeniu i jego przyczynie zostanie przekazana w ciągu pierwszego miesiąca.

Użytkownik ma również prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Polsce, jeżeli uważa, że jego dane są przetwarzane nieprawidłowo.

9. Bezpieczeństwo danych i naruszenia

Kronovilla dobiera środki ochrony odpowiednio do charakteru danych i ryzyka przetwarzania. Obejmują one ograniczanie dostępu do danych do osób i dostawców, którzy potrzebują go do wykonania określonego zadania, stosowanie kontroli uprawnień, zabezpieczenie transmisji danych, utrzymywanie podstawowych zabezpieczeń infrastruktury oraz procedury identyfikowania i obsługi incydentów.

W razie naruszenia ochrony danych Kronovilla ocenia jego charakter, zakres i możliwe skutki. Jeżeli naruszenie może powodować ryzyko dla praw lub wolności osób fizycznych, zostaje zgłoszone właściwemu organowi nadzorczemu bez zbędnej zwłoki, w miarę możliwości nie później niż w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia. Jeżeli ryzyko jest wysokie, osoby, których dane dotyczą, są informowane bez zbędnej zwłoki w zakresie wymaganym dla ochrony ich interesów.

Żadne postanowienie tej polityki nie wyłącza odpowiedzialności Kronovilla w zakresie, w którym takie wyłączenie nie jest dopuszczalne. Kronovilla nie odpowiada za niezależne operacje przetwarzania prowadzone przez odrębnych administratorów poza zakresem jej poleceń i kontroli, ale pozostaje odpowiedzialna za własne obowiązki dotyczące wyboru odbiorców, podstawy przekazania danych i bezpieczeństwa samego przekazania.

10. Kontakt

E-mail: instantassist@kronovilla.com

Telefon: +81 709 389 14 34

Adres korespondencyjny: 2-19-3 Wakamatsu-Higashi, Okazaki, prefektura Aichi 444-0822, Japonia

Godziny obsługi klienta:

poniedziałek–piątek, 8:00–16:00

W weekendy oraz w polskie dni ustawowo wolne od pracy obsługa klienta jest nieczynna.